Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja Tietosuojalaki (2018/1050)

Päivitetty 1.4.2023

1. Rekisterinpitäjä

Toimihenkilöliitto Erto ry
Y-tunnus: 0215436-1
Ratavartijakatu 2 A
00520 Helsinki

2. Rekisterin nimi

Toimihenkilöliitto Erto ry:n jäsenrekisteri.

3. Yhteyshenkilö

Toimihenkilöliitto ERTO ry
Tietosuojavastaava Teemu Miettinen
Ratavartijankatu 2 A
00520 Helsinki

Sähköposti: teemu.miettinen@erto.fi
Puh: 09 6132 3112

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu liiton ja sen jäsenyhdistysten jäsenyyteen. Liiton käyttämän vakuutusyhtiön ryhmäetuvakuutuksen markkinoinnin osalta käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään jäsenen työsuhteeseen liittyvän edunvalvonnan hoitamiseksi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika

Rekisteröidyistä tallennetut henkilötiedot:

Henkilötunnus
Nimitiedot (sukunimi, etunimi, kutsumanimi, edellinen nimi ja postitusnimi)
Äidinkieli
Osoitetiedot
Osoitteen tyyppi (koti, työpaikka, muu)
Postitusosoite, lisäosoite, postinumero ja postitoimipaikka
Maan tunnus ja maan nimi
Osoite virheellinen -tieto
Matkapuhelinnumero
Sähköpostiosoite
Kansalaisuus
Koulutustieto (opiskelijat)
Markkinointiesto
Vapaata infotietoa

Rekisteröidyistä tallennetut jäsentiedot:

Järjestöyksikkötieto (mihin yhdistykseen jäsen kuuluu)
Liittoon liittymispäivä
Jäsenlaji ja jäsenlajin alkupäivämäärä
Jäsennumero
Sukupuoli
Liitosta eropäivä
Liitosta eron syy
Työttömyyskassasta eropäivä
Työttömyyskassasta eron syy
Tieto työttömyyskassalle: onko valtakirja jäsenmaksun perimiseksi
Maksutapa
Vapaata infotietoa

Rekisteröidyistä tallennetut muut tiedot:

Työsuhde-, työnantaja- ja työpaikkatiedot
Jäsenmaksutiedot
Tiedot maksuvapautuksista
Luottamus- ja järjestötehtävät
Kurssihistoriatiedot

Lisäsovelluksilla voidaan rekisteröidyistä kerätä ja tallentaa myös tietoja

Liiton järjestämistä vaaleista (tiedot äänioikeutetuista, ehdokkaat)
Jäsenille myönnetyistä lomatuista
Jäsenen opinnoista eri oppilaitoksissa
Jäsenen saamista lakkoavustuksista
Jäsenen riita-asioista, oikeusturvatapauksista ja yhteydenotoista liiton työsuhdeneuvontaan
Jäsenmaksun verkkomaksuominaisuudella suoritetun maksutapahtuman yhteydessä Paytrail Oyj kerää IP-osoitteen, maksutavan ja maksuajankohdan. Tutustu Paytrailin maksupalvelun tietosuojaselosteeseen ›
Vapaata infotietoa

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä jäsenen työsuhteeseen liittyvän edunvalvonnan hoitamiseksi.

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhteen tiedot saadaan jäsenen liitolle toimittamasta liittymis- tai jäsenyydenmuutosilmoituksesta. Jäsenyyden aikana osoitetiedot päivitetään automaattisesti Posti Oy:n osoitetietokannasta. Jos työnantaja perii jäsenen jäsenmaksun, työnantajaa koskevat yksilöinti- ja tilitystiedot saadaan työnantajalta. Edunvalvonta-asioissa tiedot saadaan jäseneltä ja/tai jäsenen valtuuttamana hänen työnantajaltaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Liitto luovuttaa vuosittain jäsenen jäsenmaksutiedot verottajalle. Erikseen liiton hallituksen päätöksellä voidaan luovuttaa jäsenyyteen perustuen jäsenen työsuhteeseen liittyvän edunvalvonnan hoitamiseksi jäsenen osoitetiedot liiton sidosryhmille (keskusjärjestö tai muu vastaava taho). Samoin erikseen liiton hallituksen päätöksellä sekä jäsenen suostumuksella voidaan luovuttaa liiton käyttämälle vakuutusyhtiölle osoitetiedot ryhmäetuvakuutuksen markkinointia varten.

Liitto käyttää viestinnässään palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Huolehdimme tässä yhteydessä henkilötietojen siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee. Tämä oikeus on jäsen- ja työsuhdetietojen osalta toteutettu Oma Erto -asiointipalvelussa (sähköinen asiointi), josta jokainen rekisteröity voi tulostaa omat ajantasaiset tietonsa. Edunvalvonta-asioiden (riita-asiat, oikeusturvatapaukset ja yhteydenotot liiton työsuhdeneuvontaan) osalta tulee lähettää kirjallisesti pyyntö liiton tietosuojavastaavalle (kts. 3. Yhteystiedot).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Oma Erto -asiointipalvelussa jokainen rekisteröity voi muuttaa omia jäsen- ja työsuhdetietojaan sekä tehdä ilmoitukset jäsenmaksualennukseen oikeuttavista jaksoista. Oma Erto -asiointipalvelussa jäsen voi myös ilmoittaa liitolle eläköitymisestään ja muokata omia jäsenetujaan koskevia valintoja. Pyynnöt tietojen oikaisemiseksi edunvalvonta-asioiden osalta tulee lähettää kirjallisesti liiton tietosuojavastaavalle (kts. 3. Yhteystiedot).

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Pyynnöt rekisteristä poistamiseksi tulee lähettää kirjallisesti liiton tietosuojavastaavalle (kts. 3. Yhteystiedot).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa. Pyynnöt käsittelyn rajaamisesta tulee lähettää kirjallisesti liiton tietosuojavastaavalle (kts. 3. Yhteystiedot).

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle, joka tässä tapauksessa on ensisijaisesti tietosuojavaltuutettu.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä kotisivullamme. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.