Artikkeli
Julkaistu 03.03.2020 | Päivitetty 28.02.2023
Palautteen vastaanotto vaatii asennetta
Kannustava palaute kertoo arvostuksesta ja rakentava auttaa kehittymään työssä – mutta vain, jos sen suostuu ja osaa ottaa vastaan.
Työyhteisöjen ilmapiirikartoituksissa työntekijät toivovat toistuvasti lisää palautetta. Liian vähäinen palaute koetaan kuormittavana, sillä hiljaisuus herättää epävarmuutta ja tunteen siitä, ettei omaa työtä arvosteta. Ja ellei työtä arvosteta, kannattaako sitä ylipäänsä tehdä? Syy palautteen vähyyteen on työyhteisön palautekulttuurissa mutta myös tavassa, jolla koko palautteen käsite usein ymmärretään.
”Palaute mielletään herkästi pelkäksi kritiikiksi. Oikeasti sillä tarkoitetaan työyhteisössä kaikkea työntekijän omasta työnteostaan saamaa huomiota”, määrittelee työterveyspsykologian dosentti Kirsi Ahola Työterveyslaitokselta.
Yksinkertaisimmillaan palaute on sitä, että työpaikalle tulevaa työntekijää tervehditään ja hänen työstään ollaan kiinnostuneita. Työntekoa ja sen tulosta seurataan ja siitä keskustellaan, eikä työntekijää jätetä puurtamaan yksin. Palautteen käsitteen laajentaminen tämän kaltaisiin ehkä itsestään selviltä tuntuviin asioihin helpottaa sekä palautteen antoa että vastaanottoa.
”Tällainen neutraali palaute on palautteista yleisintä, mutta valitettavasti se ohitetaan herkästi. Jokaiselle meistä tekee kuitenkin hyvää huomata, ettemme ole työpaikalla tyhjänpanttina, vaan meitä arvostetaan.”
Palaute antaa arvostusta jo tehdystä työstä ja saa työntekijän jatkamaan oikeaan suuntaan. Se kehittää saajansa osaamista ja auttaa häntä edistymään. Jotta näin tapahtuisi, työssä palautteen pitäisi liittyä aina asioihin ja tekemisiin. Henkilöön kohdistuva palaute ei kuulu työpaikalle”, Kirsi Ahola korostaa.
Palautteen anto ei kuulu pelkästään esimiehelle
”Palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen oppii, kun palautteen anto on yleinen käytäntö. Siksi jokaisen kuuluu työpaikalla antaa palautetta, ei yksin esimiehen. Kollega on monessa tilanteessa esimiestä parempi antamaan palautetta, sillä hän havainnoi työtoverinsa tekemisiä läheltä. Hänellä on yleensä omakohtainen kokemus ja toimivia parannusehdotuksia asiaan, josta hän antaa palautetta.”
Vertaispalautetta estävät asenteet, joiden mukaan kritiikki on ainoa palautteen laji.
”Vertaispalaute on tasaveroisten keskustelukumppaneiden vuoropuhelua ja vuorovaikutusta, joka onnistuu helposti toiminnan lomassa. Pelkkä toteamus vaikka tyyliin "teitpä tuon nopeasti" on vertaispalautetta.”
Kynnys pyytää vertaispalautetta voi olla matalampi kuin esittää sama pyyntö esimiehelle. Työtoverilta voi kysyä vaikka, mitä mieltä hän on, onko tämä ymmärrettävää tai hyvä tapa edetä tässä asiassa.
”Palautteen anto koetaan usein vakavaksi ja vaativaksi, ja siksi pyytäjän kannattaa käyttää epäsuoria keinoja.”
Palautteen vastaanotto on joskus vaikeaa
Myönteisenkin palautteen vastaanotto on suomalaisille vaikeaa. Me vähättelemme herkästi saavutuksiamme. Niiden myöntäminen tuntuu ylpeilyltä tai itsensä kohottamiselta jalustalle.
”Myönteistä palautetta voi opetella antamaan ja vastaanottamaan esimerkiksi niin, että pysähtyy päivittäin yhdessä lähimmän työtoverin kanssa hetkeksi miettimään, mitä on tänään saatu aikaiseksi ja mihin voidaan olla tyytyväisiä. Vähättelyjen sijaan muistetaan kiittää toista palautteesta.”
Positiivinen palaute poikii onnistumisia, sillä kerran oikein tehty asia on toistettavissa. Eikä onnistumisten tarvitse olla suuria. Niiden poimiminen on asenteesta kiinni: haluaako nähdä toisessa virheet vai onnistumiset. Virheitä ei pidä painaa villaisella, muttei niitä pidä myöskään esitellä turuilla ja toreilla.
”Myönteisen eli kannustavan ja kielteisenä pidetyn korjaavan palautteen annossa on tärkeä ero: myönteinen annetaan julkisesti, sillä se motivoi kaikkia yrittämään parhaansa. Kielteinen palaute annetaan aina kahden kesken.”
Myönteistä palautetta kannattaa viljellä, koska se edistää hyvää työilmapiiriä. Kannustavassa työyhteisössä on muun muassa vähemmän sairauspoissaoloja. Pienetkin hyvät huomiot ovat merkki arvostuksesta. Kun niitä annetaan tasapuolisesti, ehkäistään kateutta.
Palautteen saamisessa kuuntelu on oleellista
Jotta palaute täyttäisi tarkoituksensa, sitä pitää kuunnella aktiivisesti: asettautua alttiiksi tulevalle ja keskittyä kuuntelemaan – vaikka viesti pelottaisi eikä sisältö miellyttäisi.
”Palaute on toisen ihmisen arvio toisen tekemisistä, ei kiveen kirjoitettu totuus. Palautteen saajalla on aina oikeus selittää ratkaisujaan. Eikä palautetta tarvitse niellä kritiikittä, mutta kritiikin aika on myöhemmin.”
Kannattaa kysyä ja varmistaa, että on ymmärtänyt kuulemansa varmasti oikein, sillä latautuneessa tilanteessa piilee väärinymmärrysten vaara. Tarvittaessa voi pyytää palautteen antajaa kiteyttämään viestinsä avainkohdat – joskus kirjallisena.
Myöhemmin kannattaa miettiä, onko näissä jotain, josta olisi hyötyä oman toiminnan parantamisessa. Asioita, jotka on ymmärretty väärin, kannattaa selventää tai tarkentaa.
”Palautteen vastaanottoa voi harjoitella esimerkiksi opettelemalla sanomaan aluksi vain ”kiitos”. Epäreilulta tuntuvan palautteen kuultuaan voi todeta, että ”tätä asiaa minun pitää miettiä”.”
Jos hermostuu ja pinna palaa, kannattaa ottaa aikalisä. Omaa suuttumusta on turha pukea sanoiksi. Sen sijaan voi todeta, että mietittäviä asioita tuli kerralla niin paljon, että niiden käsittely vie aikaa. Palautteen antajalle voi luvata, että käsittelee palautteen ja palaa siihen myöhemmin.
”Rakentavan palautteen tarkoituksena on saada työntekijä tekemään asiat aiempaa paremmin. Se ei tarkoita sitä, että työntekijän on selvittävä tehtävästään yksin. Käytännön toteutukseen voi kysyä neuvoa palautteen antajalta.”
Lähde: Risto Ahonen & Sirke Lohtaja-Ahonen: Palaute kuuluu kaikille. Human Interest. 2014
