1. Kirjoita tavoite.
Tiedottaminen. Päättäminen. Ideoiminen. Motivoiminen. Keskustelun avaus. Työskentely. Näitä jokaista palvelee tietynlainen kokous, eikä sama sapluuna kelpaa.
2. Perustele kesto.
Aikaa tarvitaan 5, 10 tai vaikka 45 minuuttia tavoitteen mukaan. Tiedottaminen ja päätöksen nuijiminen voivat sujua muutamassa minuutissa, mutta ideointipajaan menee helposti puolikin päivää. Miksi ihmeessä kokokseen varataan yleensä tunti?
3. Oikeat tyypit.
Kutsu vain ne, joita todella tarvitaan kokouksessa. Mieti myös, miten jokainen osallistuja saa ajatuksensa esiin – usein äänessä ovat aina samat ihmiset.
4. Tunne tekniikka.
Aina ei tarvita teknologiaa, mutta monesti siitä on hyötyä. Tarkista etäyhteydet etukäteen. Voisiko tällä kertaa hyödyntää kalvosulkeisten sijaan vaikka pelejä tai jotain muuta jännittävää apuvälinettä? Tekniikan pitäisi tukea vuorovaikutusta, eikä tukahduttaa sitä.
5. Tauota tarpeen mukaan.
Suunnittele paussit etukäteen, mutta reagoi myös kokouksen aikana ilmenevään nuutumukseen. Kokeilkaa tovi meditaatiota, tanssia tai kävelyä ulkona. Hetki rentoutusmuusikin soidessa voi tehdä ihmeitä.
6. Tarjoile aivoruokaa.
Virkistävä smoothie tai kourallinen pähkinöitä avaa ajatuksia paremmin kuin pullakahvit. Kaukaa saapuvat kokousvieraat kaipaavat ravitsevaa ruokaa. Maanviljelijät ja sihteerit innostuvat eri sapuskoista. Kokousaika vaikuttaa tarjoiluun: aamupala, lounas tai välipala.
7. Tuunaa tila.
Sopiva asetelma innostaa keskusteluun, kun taas luokkamainen tila ja pitkä pöytä passivoivat. Hyvässä kokoustilassa huonekalut siirtyvät helposti tavoitteen mukaan. Miljöökin elää: alussa herättelevää musiikkia, tauolla himmeät valot ja päätöksen hetkellä jotain ajatuksia stimuloivaa.
Juttuun haastateltiin Haaga-Helian lehtoria Sakariina Heikkasta. Kokousdesigner-konsepti syntyi Huomisen kokous -hankkeesta, jonka Haaga-Helia toteutti Hotelli Haagan ja muiden yritysten kanssa.
