”Kuule, voitko soittaa 20 minuuttia myöhemmin. Pitäisi ehtiä syödä lounasta”, kirjoittaa Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jari Hakanen viestissään. Se naurattaa. Keskustella kun pitäisi oman työn parantamisesta ja ajankäytön hallinnasta.
Hetken kuluttua puhelimeen vastaa iloinen ääni. ”Joo, kyllä niin varmaan voi sanoa, että työpäivä on huono, jos ei ehdi syödä rauhassa lounasta. Mutta ehdinpä kuitenkin”, Hakanen nauraa.
Tilastot sen sijaan eivät naurata. Tutkimusten mukaan noin kolmasosa kokee, että jatkuva kiire haittaa työtä. Ripauksittain kiire voi olla voimavara, mutta ajan saatossa se muuttuu kuormitukseksi.
”Eri asia on, mistä kiire johtuu. Se voi johtua yksilön puutteellisesta ajankäytön hallinnasta. Mutta myös ympäröivän organisaation toimintamalleilla on suuri merkitys.”
Arjen onnistumisella uskoa unelmiin
Ympäristöään voi muuttaa vain rajallisesti. Omia tapojaan ja omaa ajankäyttöään huomattavasti enemmän. Kaikkeen aika ei riitä. Keskeneräisten asioiden pino aiheuttaa riittämättömyyden tunteen.
Hakanen kuuntelee kiinnostuneena esimerkin nuorehkosta yrittäjästä. Hän teki kahdenlaisia suunnitelmia: lähes utopistisia unelmia kauas tulevaisuuteen sekä päivittäisiä, hyvin yksinkertaisia tavoitteita, joita sai olla vain kolme. Päivätavoitteet oli helppo saada tehtyä, jolloin työpäivän päätteeksi olo oli tyytyväinen.
”Tuo on aivan loistavaa! Etenkin, kun päivätavoitteiden väliin muistaa jättää riittävästi tilaa yllätyksille ja keskeytyksille, joita väkisinkin tulee. Taustalla olevat isot tavoitteet puolestaan antavat merkitystä arjen välillä tylsällekin puurtamiselle”, Hakanen sanoo.
Vaihda multitaskaus arvoihin
Aikaa ei voi paeta, mutta sitä voi oppia hallitsemaan. Yksi avaimista on sen ymmärtäminen, että jokaista asiaa ei ehdi, eikä tarvitsekaan tehdä. Hakanen kehottaa pysähtymään hetkeksi sen äärelle, mitkä asiat omassa työssä ovat tärkeimpiä, missä järjestyksessä niitä tekee ja missä ajassa mihinkin reagoi.
”Ison ja tärkeän työtehtävän kynnyksellä voi ajatella, että hoitaa sähköpostit ja pikkujutut ensin pois häiritsemästä. Sitten voikin käydä niin, että niitä tulee lisää ja lisää, eikä aikaa ja energiaa jääkään olennaiseen.”
Siksi on parempi niin sanotusti ´syödä sammakko´ heti aamulla. Tarttua hankalimpaan ja tärkeimpään tehtävään ensin. Sen jälkeen voi käyttää jäljelle jäävän ajan pienempien asioiden hoitamiseen. Palkinto syntyy siitä, että itselle ja arvoille tärkeimmät asiat on hoidettu.
”Multitaskauksesta kannattaa pyristellä irti ja panna tehtävät jonoon. Ihminen oppii ja kehittyy, kun hän malttaa keskittyä kunnolla yhteen asiaan kerrallaan.
Tiimi toimii, kun se pääsee yksiköstä monikkoon
Alasta riippumatta yhä useampi työ tehdään tiimeissä. Kun tiimi toimii, työtä on ilo tehdä. Jari Hakasen mukaan tiimin tehokkuus on pitkälti siitä kiinni, kuinka hyvä erilaisilla ihmisillä tiimissä on olla. Saako tiimissämme olla oma itsensä, uskaltaako jokainen tuoda ajatuksensa julki ilman pelkoa?
”Suuri merkitys on me-hengellä. Jotta sellainen rakentuu, kannattaa jokaisen ihan tietoisesti suosia sellaista puhetapaa, jossa kerrotaan, miten me olemme saaneet asioita aikaiseksi sen sijaan, että kertoisi, mitä minä olen tehnyt”, Hakanen sanoo.
Äidinkielestä tuttu yksikön ensimmäinen kannattaa siis tärkeysjärjestyksessä korvata yksikön monikon ensimmäisellä. Ajatuksen voi laajentaa ryhmätyön kieliopista myös tiimin konkreettiseen toimintaan: me-puheen voima on luottamuksen rakentamisessa.
Hakanen on havainnut, että työpaikoilla ne ihmiset, jotka kuin luonnostaan ajattelevat toista ja tarjoavat apuaan, ovat muita tehokkaampia ja myös voivat paremmin. ”Toivoisin, että auttamisen ja jakamisen kulttuuri leviäisi suomalaisilla työpaikoilla.”
